10 Manfaat Aplikasi Database Pegawai, Bisa Bantu Tingkatkan Performa Karyawan

Data dan informasi tersebut dapat berupa alamat, jabatan, masa kontrak kerja, dan jumlah gaji.

2. Menyiapkan data

Langkah selanjutnya adalah menghimpun data yang dimiliki setiap karyawan. Meskipun karyawan tersebut bekerja untuk perusahaan, data yang menjadi kebutuhan perusahaan harus diberikan kepada perusahaan untuk dikelola di dalam database karyawan.

Contoh data yang dimaksud biasanya adalah fotokopi identitas (KTP/paspor), pas foto, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS), dan buku tabungan.

3. Kelola HRIS secara sistematis

Proses penghimpunan data karyawan memang membutuhkan waktu yang lebih lama. Sebab, proses pengumpulan data tersebut tidak hanya sekadar mengumpulkan saja.

Namun, data karyawan yang dikumpulkan HRD perlu disortir lebih lanjut untuk memudahkan dalam mengelola database sesuai dengan jabatan yang diemban karyawan tersebut.

Untungnya, kini banyak penyedia layanan yang menjual perangkat lunak atau software untuk pengelolaan database karyawan.

Dengan adanya human resources information system (HRIS), pengelolaan data dapat dilakukan lebih sistematis dan cepat sehingga membuat pekerjaan HRD lebih efisien.

4. Update peraturan pemerintah

Saat ini terdapat beberapa aturan hukum yang berlaku di Indonesia yang berkaitan dengan tenaga kerja.

Peraturan Perundangan yang berlaku pada umumnya mengatur hal-hal terkait upah minimum, Standar Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3), pajak penghasilan, BPJS, dan durasi kerja.

Seperti dijelaskan di atas, saat ini sudah banyak software HRIS yang mampu secara otomatis mengintegrasikan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan database karyawan.

Dengan begitu, peraturan yang berlaku secara otomatis akan diterapkan dalam database yang dikelola perusahaan.

5. Maintenance software

Sering kali database karyawan yang terhimpun di perusahaan hilang begitu saja. Banyak faktor yang menjadi penyebabnya, baik dari faktor manajemen database yang buruk akibat human error ataupun tidak dilakukannya perawatan dan perbaikan berkala terhadap perangkat lunak.

Meskipun database karyawan sudah disimpan di dalam perangkat lunak berbasis online, perusahaan tetap harus memperhatikan perawatan secara berkala terhadap perangkat.

6. Pembaruan data

Tingginya mobilitas karyawan di dalam perusahaan membuat data pribadi yang dimiliki karyawan selalu berubah sehingga membuat perbedaan di dalam database karyawan.

Hal ini mengharuskan HRD untuk melakukan pembaruan data karyawan jika terdapat perubahan data yang dimiliki karyawan.