10 Manfaat Aplikasi Database Pegawai, Bisa Bantu Tingkatkan Performa Karyawan

TRIBUNMANADO.com – Karyawan merupakan salah satu aset paling penting yang dimiliki perusahaan.

Namun, perusahaan sering kali tidak melakukan pengelolaan terhadap database karyawan yang sifatnya administratif dan berjumlah cukup banyak.

Akibatnya, hal tersebut lambat laun dapat menghambat gerak perusahaan.

Sebagai salah satu aset administrasi bersifat digital, database karyawan juga tidak kalah pentingnya dengan aset lain yang dimiliki perusahaan.

Database karyawan berperan penting bagi perusahaan. Dengan data tersebut, perusahaan mengenali kinerja karyawan yang meliputi performa kerja, kemampuan kerja, serta keterampilan yang dikuasai.

Melihat hal tersebut, perusahaan perlu mengelola database karyawan.Untuk mudahnya, dapat menggunakan aplikasi database pegawai.

Biasanya, pengelolaan data karyawan menjadi tugas human resource development (HRD) yang akan membuat keputusan dalam mendorong kinerja perusahaan.

Berikut ini adalah penjelasan pentingnya mengelola database karyawan dengan aplikasi database pegawai, mulai dari pengertian, tips mengelola database karyawan, dan manfaat mengelola database karyawan.

Pengertian database karyawan

Mengutip dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), database merupakan kata yang berasal dari bahasa Inggris yang berarti basis data.

Menurut Stephens dan Plew dalam sebuah jurnal, database adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data.

Informasi tersebut adalah sesuatu yang dapat digunakan sehari-hari dengan tujuan tertentu.

Tips mengelola database karyawan

Penggunaan sistem database dan aplikasi database pegawai dalam pengelolaan data perusahaan merupakan salah satu hal yang dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.

Setelah mengetahui pengertian dan peran penting penggunaan sistem informasi dalam mengelola database karyawan, maka berikut tips mengelola yang dapat diterapkan dalam perusahaan.

1. Menentukan data dan informasi yang dikelola

Sebuah sistem informasi database dalam perangkat lunak merupakan fitur yang otomatis dapat mengatur apa saja pilihan menu yang dapat muncul.

Sebelum memasukkannya ke dalam database karyawan, seorang HRD perlu menentukan jenis informasi dan data apa saja yang akan dimasukan kedalam database untuk melakukan pendataan karyawan.

Data dan informasi tersebut dapat berupa alamat, jabatan, masa kontrak kerja, dan jumlah gaji.

2. Menyiapkan data

Langkah selanjutnya adalah menghimpun data yang dimiliki setiap karyawan. Meskipun karyawan tersebut bekerja untuk perusahaan, data yang menjadi kebutuhan perusahaan harus diberikan kepada perusahaan untuk dikelola di dalam database karyawan.

Contoh data yang dimaksud biasanya adalah fotokopi identitas (KTP/paspor), pas foto, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS), dan buku tabungan.

3. Kelola HRIS secara sistematis

Proses penghimpunan data karyawan memang membutuhkan waktu yang lebih lama. Sebab, proses pengumpulan data tersebut tidak hanya sekadar mengumpulkan saja.

Namun, data karyawan yang dikumpulkan HRD perlu disortir lebih lanjut untuk memudahkan dalam mengelola database sesuai dengan jabatan yang diemban karyawan tersebut.

Untungnya, kini banyak penyedia layanan yang menjual perangkat lunak atau software untuk pengelolaan database karyawan.

Dengan adanya human resources information system (HRIS), pengelolaan data dapat dilakukan lebih sistematis dan cepat sehingga membuat pekerjaan HRD lebih efisien.

4. Update peraturan pemerintah

Saat ini terdapat beberapa aturan hukum yang berlaku di Indonesia yang berkaitan dengan tenaga kerja.

Peraturan Perundangan yang berlaku pada umumnya mengatur hal-hal terkait upah minimum, Standar Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3), pajak penghasilan, BPJS, dan durasi kerja.

Seperti dijelaskan di atas, saat ini sudah banyak software HRIS yang mampu secara otomatis mengintegrasikan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan database karyawan.

Dengan begitu, peraturan yang berlaku secara otomatis akan diterapkan dalam database yang dikelola perusahaan.

5. Maintenance software

Sering kali database karyawan yang terhimpun di perusahaan hilang begitu saja. Banyak faktor yang menjadi penyebabnya, baik dari faktor manajemen database yang buruk akibat human error ataupun tidak dilakukannya perawatan dan perbaikan berkala terhadap perangkat lunak.

Meskipun database karyawan sudah disimpan di dalam perangkat lunak berbasis online, perusahaan tetap harus memperhatikan perawatan secara berkala terhadap perangkat.

6. Pembaruan data

Tingginya mobilitas karyawan di dalam perusahaan membuat data pribadi yang dimiliki karyawan selalu berubah sehingga membuat perbedaan di dalam database karyawan.

Hal ini mengharuskan HRD untuk melakukan pembaruan data karyawan jika terdapat perubahan data yang dimiliki karyawan.

Ada pembaruan yang hanya bisa dilakukan pihak HRD dan yang bisa dilakukan karyawan. Pada intinya, jika ada urgensi pembaruan data dan informasi, HRD harus mengomunikasikannya dengan baik ke karyawan.

Pembaruan data tersebut merupakan segala jenis informasi dan data, seperti status, cuti, tempat tinggal, dan reimbursement.

7. Terhubung dengan penyedia software

Jika perusahaan Anda menggunakan jasa penyedia software, pastikan selalu terhubung dengan pihak ketiga.

Akan lebih baik lagi jika pada awal instalasi Anda dapat memastikan penyedia jasa memberikan langkah-langkah yang bisa segera diambil jika user mengalami kendala.

Hal tersebut dilakukan sebagai bentuk antisipasi jika perangkat lunak atau software yang digunakan tiba-tiba mengalami eror.

Apabila Anda seorang karyawan, pastikan untuk berkonsultasi dengan HRD selaku penanggung jawab dalam pengelolaan database karyawan.

10 manfaat aplikasi database pegawai

Data karyawan merupakan informasi yang perlu dikelola secara cermat oleh HRD dan dilakukan dengan meminimalkan terjadinya kesalahan.

Untuk melakukan itu, penggunaan aplikasi database pegawai berbasis internet merupakan sebuah  pilihan terbaik bagi perusahaan perusahaan.

Lalu, apa saja manfaat menggunakan aplikasi database pegawai yang berbasis web? Berikut ini beberapa manfaat yang akan didapatkan perusahaan bila menggunakan aplikasi database pegawai.

1. Mengelola informasi payroll karyawan dengan mudah

Gaji merupakan hak yang harus diterima setiap karyawan, tetapi besaran jumlah pendapatan yang diterima masing- masing karyawan berbeda- beda tergantung posisi dan informasi kedatangan mereka.

Untuk itu, dibutuhkan informasi karyawan yang valid supaya proses perhitungan pendapatan setiap karyawan tidak menimbulkan kesalahan.

2. Mengelola informasi karyawan secara otomatis 

Jumlah karyawan yang banyak bakal menyulitkan pihak HRD untuk memasukkan segala informasi data yang mereka memiliki.

Terlebih lagi bila penginputan informasi masih dicoba dengan metode manual sehingga berpotensi memunculkan kesalahan informasi yang bisa berdampak fatal.

Dengan aplikasi data pegawai berbasis website, segala informasi karyawan akan secara otomatis diolah lewat sistem serta memberikan hasil yang sesuai.

3. Dapat menginput data karyawan dengan sangat detail

Semua data yang berkaitan dengan karyawan wajib dimasukan ke dalam sistem secara detail, mulai dari data tanggal lahir, jenis kelamin, posisi, dan hubungan keluarga.

Seluruh komponen data tersebut wajib dilindungi secara aman serta rahasia karena tak sedikit terdapat permasalahan penyalahgunaan data karyawan.

Data yang ditaruh dalam lembaran kertas bisa memunculkan kehilangan dan kerusakan informasi.

Namun, bila perusahaan memakai aplikasi, admin bisa menginput segala informasi data karyawan secara merata serta informasi bakal tersimpan secara aman berkat sistem keamanan yang ketat.

4. Aplikasi database pegawai mudah digunakan

Pemakaian aplikasi tidak hanya bisa dilakukan orang- orang tertentu saja. Aplikasi database pegawai didesain supaya mempermudah segala pihak buat menggunakannya.

Dengan begitu, proses kerja dapat lebih cepat dan efisien.

5. Dapat diakses di mana saja dan kapan saja

Meski tidak berada di dalam kantor, karyawan maupun HRD dapat mengakses aplikasi database pegawai kapan saja dan di mana saja.

Dengan mengandalkan koneksi internet yang stabil, karyawan atau HRD dapat membuka aplikasi untuk keperluan yang wajib dikerjakan atau untuk karyawan yang ingin memperbarui informasi.

6. Mengendalikan reimbursement karyawan

Tidak hanya pada proses pendapatan, setiap karyawan juga berhak memperoleh reimbursement dari perusahaan.

Dengan dorongan aplikasi database pegawai berbasis website, pekerja dapat mengendalikan reimbursement yang berhak diterima karyawan dengan kilat serta pas.

7. Mudah bagikan membagikan reward dan punishment

Reward dan punishment merupakan hal yang diterima karyawan setelah melaksanakan sesuatu.

Dengan aplikasi berbasis website, manajemen dapat dengan mudah buat membagikan reward ataupun punishment kepada karyawan tertentu.

Dengan begitu, pemberian dokumen penghargaan dan peringatan kerja dapat dilakukan secara terukur.

8. Mencegah pencurian data

Menggunakan data karyawan tanpa sepengetahuan pemiliknya dapat dikatakan sebagai pencurian data.

Hal itu merupakan pelanggaran yang dapat dituntut karyawan. Perusahaan pun bisa terkena pasal dalam Undang-Undang (UU)  Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) karena tidak melindungi data karyawan.

Data yang dicuri dapat digunakan untuk berbagai macam kejahatan, contohnya penipuan.

Perusahaan yang tidak mau hal seperti ini terjadi pun harus hati-hati dalam mengelola data karyawan menggunakan aplikasi database pegawai.

9. Merespon serangan cyber

Serangan cyber memang bukan masalah yang dihadapi sehari-hari. Namun, jika hal ini terjadi dan sistem penyimpanan data karyawan perusahaan belum siap menghadapinya, perusahaan akan dirugikan.

Oleh karenanya, akan lebih baik jika perusahaan memperhatikan keamanan database tanpa menunggu terkena serangan cyber.

Banyak kasus perusahaan rugi hingga ratusan juta akibat terkena serangan cyber. Maka dari itu, mengelola data karyawan dengan aman adalah kebutuhan, bukan pilihan.

10.   Pengelolaan data secara etis

Karyawan memberikan data dan informasi data diri mereka kepada perusahaan. Untuk itu, perusahaan sebagai pihak yang dipercaya karyawan harus membawa amanah tersebut dengan baik.

Etika berbisnis juga harus ditunjukkan oleh perusahaan. Tidak hanya citra baik perusahaan yang tampak, tapi juga kredibilitas perusahaan.

Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang memperhatikan dan mengedepankan karyawannya.

Sebab, karyawan adalah aktor yang akan membawa perusahaan dalam keberhasilan.

Rekomendasi aplikasi database pegawai

Talenta adalah salah satu merk HRIS untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRD bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga sangat detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Sebagai contoh,Talenta memiliki fitur payroll, bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lainnya. Dengan demikian, perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Aplikasi Talenta juga sering menawarkan promo dan diskon dengan harga yang lebih murah dari harga normal.

Hal itu bisa menjadi angin segar bagi perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll tapi memiliki anggaran terbatas.

Apalagi, kondisi sekarang ini lebih sering work from home. Dengan menggunakan Talenta, perusahaan akan sangat terbantu, terutama dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan akan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.