TRIBUNMANADO.CO.ID– Sebelum adanya digitalisasi, presensi dilakukan menggunakan kertas dan mesin “ceklok”.

Setelah itu, metode presensi beralih ke teknologi sidik jari atau fingerprint. Namun, teknologi ini juga sudah mulai usang. Mengapa demikian?

Sebab, pada era digitalisasi 4.0 seperti sekarang, presensi bisa dilakukan secara online melalui smartphone.

Model presensi ini sudah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia. Metode ini penting bagi human resources and development (HRD) karena berhubungan erat dengan sistem penggajian karyawan.

Presensi bisa saja menjadi tidak akurat karena adanya karyawan yang “titip absen”. Karyawan yang titip absen biasanya akan member login account kepada sesama rekan kerja untuk presensi.

Kecurangan lain ketika presensi bisa juga dilakukan dengan menggunakan Fake GPS, Proxy, dan lain-lain.

Berbagai kecurangan itu bisa terjadi salah satunya karena sistem pada software presensi yang tidak real-time.

Oleh karenanya, human resource management system (HRMS) di setiap perusahaan perlu memperhatikan faktor keamanan sistem software presensi yang digunakan.

Berikut berbagai kelebihan penggunaan presensi online untuk para karyawan.

1. Absensi praktis

Sistem yang bagus memudahkan karyawan dalam menelusuri absensi dan waktu kerja mereka, baik melalui komputer, ponsel, tablet, atau platform lainnya.

2. Lebih hemat biaya

Biaya investasi hardware fingerprint tidaklah murah, yakni berkisar Rp 400.000 hingga Rp 4.000.000.

Selain itu, mesin fingerprint juga memerlukan biaya maintenance yang tidak murah, yakni sekitar Rp 500.000 sekali perawatan.

Adanya presensi online mengeliminasi pengadaan dan perawatan mesin fingerprint. Hal ini sekaligus menjadi bentuk efisiensi biaya bagi perusahaan.

3. Tak ada kecurangan presensi

Sistem yang bagus memiliki kemampuan untuk mengkalkulasi waktu kerja reguler dan lembur.

4. Pengajuan cuti dan lembur yang mudah

Leave management adalah fitur yang memudahkan karyawan untuk mengambil cuti. Fitur ini ada di software presensi online.

Dengan fitur ini, karyawan bisa mengajukan cuti atau izin kepada manager atau supervisor dengan mudah.

Begitu notifikasi dikirim, manajer bisa langsung menyetujui atau menolak permintaan cuti dan izin yang diajukan.

Selain itu, software presensi online juga membantu manajer untuk proses justifikasi apakah karyawan layak mendapatkan izin cuti atau tidak.

Contohnya, sistem akan menampilkan keterangan jatah cuti milik karyawan yang mengajukan cuti.

Apabila karyawan itu sudah tidak memiliki jatah cuti, manajer bisa secara langsung menolak pengajuan cuti.

5. Terintegrasi dengan sistem payroll

Sebelum adanya sistem online, HRD biasanya melakukan tracking presensi terhadap karyawan secara manual.

Hal itu tentunya sangat merepotkan, karena kehadiran karyawan sangat berkaitan dengan payroll atau pemberian gaji.

Namun, dengan sistem presensi online, perusahaan bisa memantau aktivitas karyawan secara lebih mudah, cepat, dan praktis.

HRD juga bisa menarik data presensi secara otomatis tanpa adanya human error. Presensi online juga sangat membantu HRD dalam perhitungan payroll karyawan.

Itulah sejumlah keuntungan presensi online. Metode ini sangat membantu meningkatkan produktivitas perusahaan.

Jika tim HRD perusahaan Anda masih menggunakan sistem presensi manual, ada baiknya untuk mulai berpindah ke software presensi online.

Tips memilih software presensi online

Software presensi online menjadi pilihan bagi banyak perusahaan. Maka dari itu, perusahaan harus jeli ketika memilih software presensi online untuk para karyawan.

1. Dapat digunakan secara mudah

Software presensi online dapat dipahami dengan mudah dan mendalam. Kondisi sangat cocok bagi setiap orang, termasuk bagi para pemula yang gagap teknologi (gaptek).

Karyawan, dari yang berusia muda hingga tua, akan bisa lebih leluasa ketika melakukan presensi.

Oleh karena itu, perusahaan harus bisa memilih aplikasi yang mudah dan tepat agar sistem presensi bisa berjalan lancar.

2. Punya fitur payroll

Adanya fitur payroll dalam sistem presensi online akan memudahkan HRD melakukan perhitungan gaji karyawan.

Tak hanya masalah gaji, HRD juga bisa sekaligus menghitung cuti dan lembur yang dilakoni karyawan.

3. Terintegrasi dengan absensi manual

Mungkin saja selama ini perusahaan masih menggunakan sistem presensi manual.

Untuk mengatasi hal itu, perusahaan bisa memilih software presensi online yang sekiranya bersifat fleksibel.

Maksudnya, software yang memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan presensi manual dan online.

Sistem integrasi itu bisa digunakan sebagai salah satu sarana double check untuk memastikan presensi karyawan.

4. Memiliki layanan mandiri karyawan

Fitur layanan mandiri karyawan atau employee self service memudahkan setiap karyawan untuk memenuhi segala kebutuhan yang berkaitan dengan pekerjaan.

Misalnya terkait pengajuan cuti atau lembur. Pengajuan ini diharapkan bisa dilakukan secara personal tanpa diketahui pihak atau karyawan lain.

Privasi atau kerahasian itu penting guna mencegah munculnya kecemburuan sosial di lingkungan perusahaan.

Software presensi online terbaik

Software presensi online tentunya adalah aplikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan keinginan lembaga yang menggunakannya.

Oleh karena itu, setiap perusahaan harus bisa memahami kebutuhannya. Jika sudah memahami hal ini, perusahaan tinggal mencari software presensi yang sesuai.

Setiap fitur yang ada pada software absensi bisa menjadi pertimbangan sehingga perusahaan tidak boleh salah dalam memilih aplikasi.

Salah satu software presensi yang bisa dicoba adalah Mekari Talenta. Talenta adalah salah satu human resources information system (HRIS) yang menyediakan software manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, presensi, dan performance appraisal.

Mekari Talenta menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga dilengkapi dengan berbagai detail, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian, perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah.

Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan.

Berikut detail fiturnya:

• Payroll: Membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Manajemen waktu: Tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Presensi mobile: Seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan di mana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Database karyawan: Fitur ini membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerja.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Mekari Talenta diatur secara sangat terperinci. HRD bahkan bisa membuat rumus cuti dan denda sendiri.

3. Tim support yang efektif dan responsif

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain. Sebab, tim customer service (CS) dari Mekari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Terlebih saat kondisi work from home (WFH) seperti sekarang. Mekari Talenta tentu akan membantu pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya.

Tertarik dengan software presensi online ini? Informasi lebih lanjut mengenai Mekari Talenta dapat diakses melalui laman berikut.